Newsletter Versand

Was ist beim Newsletter Versand zu beachten?

Es ist momentan nicht ganz einfach, einen Newsletter rechtskonform zu gestalten. Das liegt nicht nur an der DSGVO, sondern auch an widersprüchlichen Urteilen. Was sollten Sie beachten?

Programme / Anbieter

Viele Seiten- und Shop Betreiber nutzen externe Anbieter, wie CleverReach und Newsletter2go. Diese bieten eine komfortable Oberfläche, um recht schnell Newsletter Vorlagen zu nutzen bzw. zu erstellen. Des Weiteren werden für alle gängigen Content Management und Shop Systeme Schnittstellen angeboten, die einfach zu installieren sind. Da die Nutzerdaten vom externen Dienstleister verwaltet werden, muss unbedingt ein AV Vertrag abgeschlossen werden. Beachten Sie bitte, dass der beliebte Dienst MailChimp ein amerikanischer Dienst ist und die Daten dort verwaltet werden. Mit einem deutschen bzw. europäischen Dienst ist man rechtlich auf der sicheren Seite.

Dennoch sollte man sich überlegen, ob man nicht ein eigenes Newsletter Plugin für sein System nutzt. z.B. AcyMailing für Joomla!. Das Plugin bietet ähnlichen Komfort und die Daten bleiben dabei in eigener Verantwortung.

Anmeldeformular

Wenn Sie auf Ihrer Seite / Shop eine Möglichkeit zur Newsletter Anmeldung anbieten möchten, beachten Sie bitte, dass Sie nach der DSGVO dazu verpflichtet sind, so wenig Daten wie nötig zu erheben. Es muss also möglich sein, dass der Nutzer nur seine Mail Adresse angeben muss. Weitere Abfragen wie Name und Adresse sind zwar möglich, sollten aber nur Optional sein. Des Weiteren müssen Sie in der Nähe und gut sichtbar textlich erklären, warum und wofür Sie diese Daten erheben.

„Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse um Ihnen den Newsletter für Firma XYZ zuzusenden“.

Wenn ein fester Turnus des Versands besteht, sollte dies mit angegeben werden.

„Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse um Ihnen 14tägig den Newsletter für Firma XYZ zuzusenden.“

Nutzen Sie einen externen Dienstleister, so muss dies mit angegeben werden. Ein Link zur Datenschutzerklärung muss ebenfalls vorhanden sein.

"Detaillierte Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und der von uns eingesetzten Newsletter-Software “Name” finden Sie in unserer Datenschutzerklärung (Link einsetzen)."

Einwilligung

Hat nun ein Nutzer seine Mail Adresse angegeben, muss nun zwingend das Double-Opt-in Verfahren angewandt werden. Das heißt, dass nun vom System automatisch eine Mail an den Nutzer gesendet wird, der durch einen Link seine Einwilligung nochmals bestätigen muss. Dadurch wird gewährleistet, dass nicht irgendjemand wahllos Mail Adressen anmelden kann. Wichtig ist dabei, dass in dieser Bestätigungsmail das Impressum enthalten, jedoch der Inhaltstext neutral verfasst ist. Also keine werbenden Elemente oder Links enthalten sind. Sonst sehen die Gerichte darin eine unerlaubte Werbe-E-Mail.

Beispiel:

Sehr geehrter Herr ..../ sehr geehrte Frau ..., Sie haben sich für unseren Newsletter XYZ angemeldet. Bitte bestätigen Sie die Anmeldung durch Klicken des folgenden Links: www.esistsommer.de Wenn Sie den Link nicht aktivieren, erhalten Sie keine weiteren Mitteilungen von uns. Ihre E-Mail-Adresse wird automatisch aus unserem Verteiler gelöscht.

Mit freundlichen Grüßen

Paul Mustermann

Impressum

Rechtlich Problematisch: Laut OG München sind bereits diese Bestätigungsmails unerlaubte Mails. Das Urteil steht im Widerspruch zu anderen Urteilen. 

Protokollierung

Als Versender sind Sie verpflichtet, die Anmeldung des Nutzers zu protokollieren, um die Anmeldung bei einem Rechtsstreit beweisen zu können. Die Systeme protokollieren zwar wann die Anmeldung durchgeführt und ob bestätigt wurde, aber die Gerichte haben bisher keine Aussage gemacht, ob diese Art der Protokollierung ausreicht.

Tipp: Um das Problem der Protokollierung und der Bestätigungsmails zu umgehen, könnten Sie ganz auf ein Eingabefeld verzichten und den Nutzer auf der Anmeldeseite bitten, Ihnen eine Mail mit dem Wunsch den Newsletter zu erhalten, zuzusenden. Zwar müssten Sie die Mail Adresse nun noch manuell in Ihr Newsletter System übertragen, aber die Mail gilt dabei als Protokollierung und es fallen keine Bestätigungsmails an.

Abmeldung

Wenn Sie nun Ihren Newsletter versenden, so müssen Sie dem Nutzer eine einfache Möglichkeit geben, sich vom Newsletter auch wieder abzumelden. Dies geschieht üblicherweise durch einen Link am Ende Ihres Newsletters, den der Nutzer einfach nur anklicken muss. Vermeiden Sie es nun, eine entsprechende Bestätigung per Mail zu versenden. Das könnte wieder als unerwünschte Werbemail interpretiert werden, da ja jetzt faktisch keine Erlaubnis mehr besteht. Das sich durch den Klick auf den Link Ihre Seite / Shop öffnet und dass dort eine entsprechende Abmeldeinformation erscheint, ist OK. Die Abmeldung sollte auch per Mail, Telefon oder postalisch erfolgen können. Dafür benötigen Sie auf jeden Fall in jedem Newsletter Ihr Impressum. Ein Link zum Impressum auf der Webseite / Shop reicht dabei aus.

Bilder und Preise

Enthält Ihr Newsletter Bilder, so achten Sie auf die Nutzungsrechte. Geben Sie Preise an, so müssen diese deutlich angeben, ob diese mit Mehrwertsteuer oder ohne und wie hoch Versand- und Lieferkosten sind.